Información documentada.
Es la información que la organización tiene para operar y controlar su gestión (mantener y retener)

Importancia de la información documentada.
Se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor documental central.
Se ahorra tiempo de los empleados al automatizar y facilitar en gran medida las tareas de gestionar la documentación y los procesos de la empresa.
Seguridad: Acceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada, al poder definir diferentes permisos de acceso a los datos.

Recomendación.
En el servidor se encuentran las herramientas necesarias para la buena ejecución de un proyecto, se recomienda extraer los documentos desde el mismo servidor, ya que estos se encontraran las versiones vigentes de los formatos.

Boletín N° 21 – 2016 – Uso adecuado de la información documentada